En el almacén de medicamentos de un policlínico se desarrollan varios procesos que son de vital importancia para su funcionamiento y control. Se garantiza así un servicio de calidad. Se estudiaron tres procesos fundamentales que se llevan a cabo en el almacén: la elaboración del cuadro básico de medicamentos (CBM), la gestión de pedidos a los almacenes suministradores y la reposición de medicamentos al área de despacho. (Fig.1)

El proceso de trabajo en el almacén de medicamentos del policlínico inicia cuando se recibe del Grupo de Análisis y Planificación (GAP), a través de la Dirección Provincial de Medicamentos, el CBM con que trabajará el país durante el año, definido por el Ministerio de Salud Pública. En la unidad asistencial, en este caso el policlínico, se realiza el análisis y discusión del CBM con los jefes de programa y los jefes de servicios, en el Comité Fármaco Terapéutico, para identificar cuáles de ellos serán necesarios para el año, de acuerdo con el cuadro epidemiológico del área de salud, la morbilidad y el nivel de actividad, según datos estadísticos.

Una vez identificados los medicamentos necesarios, se conforma el CBM del policlínico y se realiza el análisis de consumo de cada uno de los medicamentos el año anterior. Posteriormente, a partir del consumo del año anterior, se calcula la necesidad máxima y mínima de cada producto, con el objetivo de garantizar la existencia requerida de los mismos para una etapa de trabajo. Cuando se obtiene esa información, se determina el estimado de consumo para el próximo año.

Toda esta información se envía al GAP, donde se analiza el CBM y el estimado de consumo para determinar el desagrego, que no es más que la cantidad máxima que realmente podrá recibir la unidad, independientemente de lo que se haya planificado, a partir de las existencias en el país. Este CBM para el policlínico es enviado a los almacenes suministradores, para que conozcan su plan y necesidades; y a partir de esta información puedan verificar y suministrar los productos que se le solicitan, con el chequeo sistemático del consumo por parte de la unidad.

El especialista del área del almacén es el encargado de realizar el pedido de medicamentos a los almacenes suministradores, para mantener sus niveles planificados. Para ello, solicita los productos cuya cifra de existencia está por debajo de la cantidad mínima planificada en el CBM. Solicita para cada producto la cantidad del medicamento suficiente para igualar su cifra máxima planificada en el CBM. Este proceso lo realiza el responsable cada seis meses, al chequear la existencia de cada medicamento en el almacén. El responsable del almacén puede realizar, con menor frecuencia, un cálculo tentativo para aquellos productos cuya existencia es menor de tres meses, así como los que han sufrido desagrego.

Los suministradores traen hasta la unidad asistencial el pedido que han realizado, con una guía de expedición según la cantidad de bultos que lo conforman. Las facturas son entregadas al departamento de economía, ya que el almacén no puede tener acceso a ese documento. Se realiza entonces, en el almacén, el proceso de recepción de los medicamentos recibidos, el cual consta de dos momentos: la recepción preliminar y la recepción detallada.

La recepción preliminar se realiza al recibir los productos de los suministradores en presencia del transportista o persona que realiza la entrega. Durante esta recepción se verifica: la identificación y la documentación recibida del suministrador; la correspondencia entre la cantidad de bultos o paquetes recibidos y la reflejada en la factura; el conduce, la nota de envío y la guía de expedición proveniente del suministrado. Así como la integridad física del envío, donde se comprueban que los bultos o paquetes que se reciben estén en buen estado, correctamente sellados y no presenten señales de haber sido abiertos o dañados.

Se establece con carácter obligatorio la recepción detallada en el término de las 48 horas inmediatas posteriores a la preliminar; con excepción de los productos de frío, los desabastecidos y los estupefacientes, los cuales deben recibirse de inmediato. En la recepción detallada se cumplirá la “recepción a ciegas”, que consiste en la apertura de todos y cada uno de los bultos o paquetes recibidos para verificar el surtido, la cantidad y la calidad de lo recibido para, posteriormente, comprobar su coincidencia con lo que aparece registrado en la factura del almacén suministrador.

Durante la recepción detallada, el responsable del almacén plasma, en el Informe de Recepción que confecciona Economía, la cantidad recibida de cada medicamento. Una vez concluida la recepción del pedido, se verifica la calidad de los productos recibidos; si alguno de ellos se recibió en exceso o tiene un próximo vencimiento, se realizar su devolución al suministrador. Si, por el contrario, un producto aparece en factura y no está físicamente, o la cantidad recibida es menor a la reflejada en la factura, se realiza la reclamación al proveedor.

Con los resultados escritos en el informe de recepción se habilita o actualiza, en el almacén, la tarjeta de estiba de cada producto con la cantidad recibida. En dicha tarjeta se registran todos los movimientos económicos que se realizan con el medicamento; se actualiza constantemente. Por ello se registran las entradas, salidas, ajustes, transferencias y saldo de cada medicamento. Como los medicamentos recibidos forman parte del inventario de la unidad se procede a su ubicación en el almacén, según los procedimientos para el almacenamiento.

Otras actividades que realiza el jefe de almacén son el conteo diario del diez por ciento de los medicamentos almacenados, así como el informe, una vez al mes, del inventario de medicamentos en existencia.

También atiende las solicitudes de medicamentos desde el área de despacho. Esta área debe reponer diariamente sus faltantes de medicamentos, ya que tiene que mantener en existencia un fondo fijo de 25 % de cada producto. Para ello, el farmacéutico del área de despacho debe elaborar un vale de solicitud de medicamentos al almacén. En dicho vale se registra el código de cada medicamento, nombre, unidad de medida y cantidad. En respuesta a la solicitud, el responsable del almacén, en dependencia de la existencia que tenga de los medicamentos solicitados, procede a realizar su salida a la Farmacia Interna mediante el vale de entrega. Además, rebaja la cantidad despachada de cada producto de su tarjeta de estiba correspondiente.

Todos los documentos, que se utilizan o elaboran en el proceso de trabajo en el almacén de medicamentos, tienen carácter legal y son importantes para el control de los medicamentos durante su recepción, almacenamiento y entrega, por solicitud, a la Farmacia Interna.

Para dar cumplimiento al objetivo de la presente investigación, se diseñó la arquitectura de información en la que se sustenta el proceso de gestión del almacén de medicamentos del Policlínico Universitario “Pedro Borras Astorga” de Pinar del Río, y como parte de sus resultados se ha implementado un prototipo de la futura aplicación informática, con el cual se han validado sus funcionalidades con los trabajadores del almacén de medicamentos. Para ello se han ejecutado las etapas de análisis y diseño del proceso de desarrollo del software.

A partir del análisis, de conjunto con los expertos, del negocio objeto de informatización descrito en la metodología, se determinaron como requisitos funcionales a cumplir por la aplicación informática los siguientes:

• R1. Gestionar Usuarios

• R2. Autentificar Usuario

• R3. Cambiar contraseña

• R4. Gestionar Datos Cuadro Básico

• R5. Gestionar Datos Almacén

• R6. Gestionar Datos Despacho

• R7. Mostrar Reportes.

• R8. Imprimir Reportes.

• R9. Realizar Búsqueda

• R10. Consultar Ayuda.

• R11. Generar reporte de consumo.

Además, se definieron los actores del sistema según los trabajadores, tanto del almacén de medicamentos como de otras áreas del policlínico, que se encargarán de realizar una o varias de las funcionalidades que debe ejecutar el sistema. Por lo tanto, los actores del sistema propuesto serán el jefe del almacén, el jefe de farmacia y el farmacéutico, asociados al almacén de medicamentos. También se propone como actor un usuario invitado que podrá visualizar los reportes que genera la aplicación. Se muestra el diagrama de funcionalidades del sistema, basado en la metodología XP, donde puede apreciarse la relación de los actores con las diferentes funcionalidades del sistema propuesto. (Fig. 2)

Al diseñar el software se ha definido que el mismo consista en una aplicación web que se ejecute en cualquier plataforma de trabajo, y con cualquier navegador. El sistema estará instalado en un servidor central del policlínico, y a él se podrá acceder desde las estaciones de trabajo de la institución, principalmente desde las que se encuentran en el almacén de medicamentos y el área de despacho de la farmacia, siempre que los usuarios autorizados estén debidamente autenticados. La aplicación web permitirá que los usuarios autorizados tengan acceso desde cualquier lugar de la institución y no tengan que ir necesariamente al almacén a comprobar los medicamentos en existencia o los que están en falta.

Para validar con el cliente las funcionalidades deseadas para el software, se elaboró un prototipo de la aplicación. Dicho prototipo permitió comprobar la pertinencia de las funcionalidades del software, así como los roles a desempeñar en el mismo por cada uno de los usuarios. A través del prototipo se pudo comprobar que el jefe de almacén tendrá acceso a todos los procesos y es el responsable de gestionar los usuarios con acceso y en qué rol. Por su parte, el jefe de farmacia solo accede para gestionar el Cuadro básico de medicamentos; la farmacéutica del área de despacho accede para realizar las solicitudes de medicamento al almacén; y el usuario invitado solo puede acceder para visualizar la información que brindan los diferentes reportes y/o hacer búsquedas de otras informaciones.

Los usuarios acceden al prototipo mediante un formulario donde introducen su Nombre y Contraseña en las cajas de texto correspondientes y al pulsar el botón Entrar. Si el usuario es reconocido por la aplicación (está registrado en la base de datos de los usuarios con acceso), le muestra la interfaz correspondiente, según su rol en la aplicación. Si, por el contrario, el usuario no es reconocido, la aplicación muestra un mensaje de error “nombre de usuario y/o contraseña incorrecta” en el que le advierte al usuario que no tiene derechos para acceder a la gestión de los procesos que se desarrollan en el área.

La funcionalidad para la gestión del CBM del policlínico es básica para el desarrollo de todos los procesos en la farmacia. A dicha funcionalidad, accede el jefe de la farmacia para introducir las necesidades de medicamentos en el Policlínico, a partir del Cuadro Básico para el año siguiente, presentado por el GAP. En el formulario, el jefe de farmacia introduce la información correspondiente a cada medicamento: código, descripción, presentación, dosis; así como el plan y máximo y mínimo del año anterior. Un clic en “guardar” almacena toda la información para mostrarla cuando se solicite. (Fig. 3)

Los máximos y mínimos de medicamentos constituyen un procedimiento por el cual las farmacias controlan sus necesidades de abastecimiento en dependencia del consumo, con el objetivo de garantizar la disponibilidad de los productos farmacéuticos de forma eficiente. Constituyen dos componentes fundamentales para obtener el plan de consumo del año si se tiene en cuenta que:

El máximo es la cantidad máxima de un producto específico que puede tener disponible la farmacia; por lo que también constituye el volumen máximo que se pudiera pedir de ese producto en el caso de que su existencia fuera cero.

El mínimo es la cifra que indica cuando se debe realizar la solicitud de un medicamento al almacén suministrador, de esta forma se previene que no caiga en falta durante el proceso de suministro. Cuando el período de abastecimiento de una farmacia sea de siete a diez días, el mínimo es el 60 % del máximo y si el período de abastecimiento es de 15 a 30 días el mínimo es el 80 % del máximo.

Se muestra el prototipo de la pantalla que permite gestionar los datos para realizar los diferentes cálculos para crear estimado de consumo, máximo y mínimo de cada medicamento, y llegar a confeccionar un plan de consumo acorde a las necesidades reales que tiene la unidad. (Fig. 4)

El procedimiento para calcular el máximo de existencia de un medicamento emplea la fórmula:

Donde, el Máximo es igual al consumo del medicamento en un período de seis meses (Consumo) dividido entre los días que estuvo abastecido en ese período (Días Abastecidos) por la norma de abastecimiento (Norma de Abastecimiento) que representa la cantidad óptima de días en existencia que deben tener los productos en la farmacia, según la frecuencia de abastecimiento. Para calcular el consumo de cada medicamento en un período de seis meses se aplica la fórmula:

Donde, Consumo es igual a la existencia inicial del medicamento (Existencia Inicial) más la suma de las cantidades de las entradas (Entradas) menos la existencia final (Existencia Final) en un período de seis meses. Para calcular los días que estuvo abastecido cada medicamento en un período de seis meses se aplica la fórmula:

Donde, Días Abastecidos es igual a los días del período de seis meses, igual a 180 días (Días del Período) menos los días que estuvo en falta este recurso en ese período (Días en Falta). Por su parte, la Norma de Abastecimiento varía según la frecuencia de pedido establecido ya que si el pedido es:

• Semanal, se abastece para 30 días.

• Decenal, se abastece para 40 días.

• Quincenal, se abastece para 45 días.

• Mensual, se abastece para 60 días.

En el policlínico universitario “Pedro Borrás Astorga” el responsable de almacén realiza el pedido cada 15 días, por lo que la farmacia es abastecida para 45 días. El procedimiento para calcular el mínimo de existencia de un medicamento es sencillo ya que se define que este es el 80 % del máximo. El resultado obtenido, le proporciona al responsable de almacén los máximos y mínimos de existencia de cada medicamento actualizados para luego, según la existencia actual del medicamento, realizar su pedido si está por debajo o es igual al mínimo de existencia, para completar el máximo. Todo esto permite realizar un correcto pedido, así se evita un pedido demasiado grande, lo cual provoca que los medicamentos se venzan, por lento movimiento, además del sobre abastecimiento, que ocasiona pérdidas económicas al estado. De igual forma si se pide de menos ocasiona que los medicamentos no lleguen en tiempo a los diferentes servicios.