Como resultados de la investigación se obtiene un producto informático que facilita gestionar y llevar un registro digital de manera más eficiente facilitando el seguimiento de los procesos en la óptica, el cual tiene en cuenta las normativas establecidas y el criterio de usuarios, permitiendo una atención más personalizada a los pacientes.

Descripción de la entidad donde se desarrolla la investigación

La investigación se desarrollara en la unidad de óptica 763 del municipio de Pinar del Río perteneciente a la Dirección provincial de Óptica y Auditivo de la Provincia de Pinar del Río, ubicada en calle Gerardo Medina # 157 esquina Juan Gualberto Gómez Pinar del Río, pertenece al grupo I, dentro de los tres grupos en que se clasifican las unidades de óptica en correspondencia con los servicios y grado de atención que brindan, así como la cantidad y tipología de las unidades de salud vinculadas a ellas, al nivel de distribución de mercancías que tengan y plan de ventas.

La Óptica 763 constituye la unidad rectora municipal desde el punto de vista técnico-metodológico y asistencial de las ópticas ubicadas en su territorio. Puede disponer de todos los modelos de armaduras del cuadro básico existente en el Almacén Provincial aprobado por el Programa Nacional de Ópticas, así como la reparación de espejuelos y ventas de accesorios. Desarrolla un papel relevante desde el punto de vista de atención, investigación e información científico-técnica, docencia y gerencia de los servicios ópticos, disponiendo de una estructura adecuada para esas funciones. Presta servicios de localización de lentes y de mensajería.¹⁸⁾

La óptica tiene la misión de:

Garantizar de forma estable de artículos ópticos y auditivos obteniendo un alto grado de satisfacción de la población mediante el desarrollo de un servicio de óptica de excelencia.

Visión: Ofrecer un servicio integral mediante la combinación de valores y proporcionar a sus pacientes el mejor cuidado de la vista posible, ofreciendo productos de alta calidad y tecnología avanzada, para mejorar la visión y la calidad de vida de las personas además de una adecuada preparación de los cuadros lo que nos permite el desarrollo de un servicio de óptica de excelencia y un alto grado de satisfacción de la población.¹³

La Unidad Empresarial de Base Provincial de Óptica y Auditivo de la Empresa Provincial de Farmacia y Óptica cuenta con un potencial humano de 80 trabajadores distribuidos entre los diferentes departamentos propios de la empresa como muestra en la figura 1. Estructura general de la entidad, compuesto por la dirección provincial de óptica y auditivo de Pinar del Río, centro de tallado de lentes, el almacén provincial de óptica y auditivo, 12 ópticas municipales, resaltando la Óptica 763 que es donde se desarrollará la investigación.

En la Unidad Empresarial de Base Provincial de Óptica y Auditivo de la Empresa Provincial de Farmacia y Óptica los servicios de correo electrónico tienen como proveedor Infomed.

No cuenta hasta el momento con servicio de navegación de alcance internacional, cuando se instaure con los navegadores para conocer de las páginas nacionales e Internacionales más visitada. Definiéndose los usuarios autorizados ya sean a la navegación o al correo internacional.

El procesamiento, transmisión y conservación de la información, teniendo en cuenta el flujo interno y externo y los niveles de clasificación en la UEB Provincial Óptica y Auditivo se procesan información ordinaria, la ordinaria se realiza por parte de los trabajadores de forma general.

La UEB Provincial de Óptica y Auditivo intercambia información con la Dirección de la Empresa Provincial de Farmacias y Ópticas y los diferentes proveedores, en algún u otro momento estos envían o solicitan determinada información en forma de reportes. Este intercambio se realiza mayormente a través del correo electrónico y también mediante el uso de memorias Flash.¹⁹

Breve descripción de los procesos en la óptica 763

La Óptica 763 consta de cuatro áreas de trabajo bien delimitadas, las que siguen un orden lógico para el cumplimiento de los procesos que deben realizarse desde que la receta óptica es recepcionada hasta la entrega final que son los espejuelos. Como se puede apreciar en la figura 2.

Negocio en el que se trabajará

En la Óptica 763, como se explicó en el epígrafe anterior, están presentes varios procesos en las diferentes áreas. La presente investigación se centrará en el estudio, como objeto de informatización, de las áreas de recepción y entrega, corte y monta, almacén, y el flujo de trabajo que se ejecuta en ellas con el sobre del paciente.

El proceso inicia cuando el paciente llega a la recepción con la receta de espejuelos, la recepcionista recibe al paciente o usuario con un saludo de forma amable, brindando todo tipo de información y explicación que necesite sobre la actividad, con paciencia, complacencia y elocuencia. Revisa que la receta tenga todas las casillas llenas y esté correcta, sin borrones, enmiendas ni tachaduras. Como se muestra en la figura 3.

Decepciona la orden y confecciona el sobre según la receta oficial.

Los datos a reflejar en el sobre, deben escribirse con bolígrafo una vez terminado los datos del sobre se confecciona el comprobante de venta (vale) con todos los datos del paciente y de la orden realizada como se muestra en la figura 4.

Se entrega el talón del vale al paciente o copia, para su recogida en el ciclo de entrega establecido en ese momento y señalar al dorso del talón, el ciclo de la entrega y el teléfono de la unidad.

Todas las entregas de artículos al público que se realicen en la óptica, se tramitarán inexcusablemente por el modelo 17-09 “Comprobante de Venta”, aunque las mismas sean gratuitas, pues dicho modelo constituye en estos casos el único justificante de las salidas del inventario a “Precio Público” y a “Otros Precios”.

Los vales de mercancía se confeccionan duplicados, uno para el paciente (copia) y otro para la unidad como justificante de la venta del día. El paciente debe presentar su copia de vale para la recogida de su trabajo una vez concluido por la óptica, el cual se adjunta a la entrega del día y se lleva a cobro aplicado.

Estos modelos son foliados por la imprenta o se numeran consecutivamente por la administración, por lo que en las ópticas al recibir los mismos, se anotan los folios en una libreta para su control. A cada dependiente se le entrega un talonario para su uso, registrándose en el modelo habilitado al efecto (” Control de vales foliados para la venta 17-10 o en su defecto en una libreta), consignándose el nombre de la persona que lo recibe y la numeración inicial y final, quien firma dando su conformidad al respecto. Como se muestra en la figura 5.

Igual procedimiento se utiliza con los vales para las reparaciones.

Se identifican las ventas a “Precio Público” al valor de la venta del cobro anticipado del espejuelo solicitado por el cliente y para los accesorios de óptica (estuches, felpas y cordones).

Para la entrega de espejuelos a pacientes acogidos al servicio de Asistencia Social, se requiere para su despacho que la receta que los ampara posea de forma bien legible el cuño de la unidad emisora y el área de salud que se responsabiliza con su pago. Se presenta el cheque al momento de la confección del vale, contentivo de los datos del importe total del espejuelo que el paciente recogió con anterioridad en la unidad de óptica, firmado por el administrador. Se emite la orden de compra que se confecciona en original y dos copias con el cuño correspondiente de “Servicio Social” y la firma del personal autorizado y el cheque. (Esto se valorará según se lleve por la provincia).

La dependiente, para prestar el servicio acogido a la Asistencia Social, utiliza el mismo talonario destinado para la venta, donde además de llenar los espacios usuales, marcará con una equis (x) en entrega gratuita. (Será como corresponde por cada provincia).

Donación: Se considera donación cualquier recurso que reciba el Sistema Nacional de Salud (SNS) en especie o efectivo, con carácter no reembolsable, proveniente de países o personas naturales o jurídicas, vinculadas o no a convenios o proyectos de colaboración, cuyo valor pueda constituir un ingreso al Presupuesto Central del Estado y el destino sea socialmente útil.

Toda la información recogida pasa al almacén para el despacho. El encargado del almacén de óptica despacha las armaduras y las lentes correspondientes a las órdenes que se pueden cortar y montar con lentes terminados (Stock), procediendo a dar entrada en el libro resumen de almacén (se realiza en una libreta cuya libreta actualmente no existe) foliado consecutivamente y firmado por el administrador. El libro, se llena usando los vales de venta y la descripción en el sobre, de forma que coincidan en descripción y precio, utilizándose para rebajar las salidas en las tarjetas de estiba cada día.

Elabora el listado de las órdenes de talla pendiente de corte y monta para ser enviadas por el administrador al laboratorio de tallado correspondiente, estas órdenes se envían acompañadas de un listado (actualmente no existe el listado) y con una numeración que comenzará con el código de la unidad y a continuación el número consecutivo Ej.: 50-0001, verificándose posteriormente el retorno de las tallas solicitadas. Las órdenes para talla, se envían con un nuevo sobre, habilitado solo para esa solicitud, que no será el original que se le lleno al paciente, al que se le consigna el número consecutivo que le corresponde para talla, fecha, nombre del paciente, descripción de la graduación, precio del lente y al final abajo el número de la orden en la unidad; registra la información de estas órdenes en el libro registro de órdenes de la unidad, actualizando con las órdenes que hayan venido del laboratorio de tallado y después pasa al corte y monta. El libro registro de órdenes se actualiza diariamente con las entradas y salidas de las órdenes por las distintas áreas.

Esta información viajara por todas las áreas hasta el regreso al almacén, documento firmado por la almacenera, operario de corte y monta y la dependiente que los recibe en el salón.

Una vez realizado el despacho pasa al área de corte y monta donde el operario realiza la producción de espejuelos, Al recibir los lentes y armaduras para su montaje, verifica que la graduación del lente del almacén coincida con la solicitada en el sobre de la orden y que es posible montarlos, operación que se realiza utilizando el lensómetro, una vez correcta, se procede a la descentración de la distancia pupilar o determinar la altura de las obleas si es un bifocal, donde se le colocará la ventosa para llevarlo a la biseladora para cortar el cristal, la terminación se realiza en la biseladora manual y se procederá a realizar el control de la calidad.

Los trabajos terminados, salen del taller de corte y monta limpias, ajustadas y con la graduación correcta. La norma de trabajo diaria para los operarios de corte y monta es de 40 espejuelos por día, además varía en dependencia del tipo de óptica donde trabaje y equipamiento, también el tipo de material de los lentes, los minerales demoran más en el refinamiento. Se establece el 1,5 % de las órdenes terminadas en un mes de trabajo como índice de rotura límite máximo para corte y monta. Por pares de cristales (Se refiere al número de órdenes físicas, y no al costo en valor).

Las roturas que puedan existir durante el corte y monta el operario los justifica mediante el vale quien es firmado por el administrador y este se le entrega al dependiente de almacén.

Las órdenes terminadas se anotan en una libreta, las entrega a la dependiente para que las ubique en el gavetero correspondiente, quien será en definitiva la encargada de la entrega a los pacientes, realiza la entrega del espejuelo terminado al paciente, al sacarlo del sobre, lo revisa, limpia correctamente y se lo prueba al paciente, verificando que ve bien y están bien ajustados, de forma tal que, se vaya complacido con el servicio prestado. ⁽¹⁸

La información generada se procesa de manera resumida para los departamentos de Estadística y Economía de la entidad en cuestión quienes se encargan de enviar la información a los niveles superiores.